活用シーンによってコピー機の特徴を見極める
2017.03.29

インクジェット普段何気なく使っているコピー機。昔は単にコピーするだけでしたが、最近のコピー機は機能が多すぎて、逆に困るほど。今回は、それぞれの機能が活躍できるシーンをいくつかご紹介します。
帳票や通常の書類がメイン:モノクロ高速機
ごく一般的な帳票印刷や、文字や表組みばかりの書類が多いオフィスでは、モノクロ機が活躍します。さらに高速機を選べば、1分あたりの印刷可能枚数が多いので、待ち時間も少なく業務もスムーズに進みます。モノクロ機と言えども、スキャン機能などはカラーに対応してますので、心配は無用です。カラー印刷が必要な時のために、小型で安価なインクジェットプリンターでも購入しておけば安心ですね。
高度なコピー機能を活用する:フィニッシャー、小冊子、ポスターなど
ちょっとしたカタログや、パンフレットなどの資料を作成することが多いのなら、複合機の小冊子機能を活用してはどうでしょう。冊子のようなレイアウトから、フィニッシャーでのステープル止めまで、一度設定してしまえば、あとは自動で複合機が処理してくれますので、おすすめです。10ページ程度の資料なら、バラバラと紙の束で渡すよりも、キレイに平綴じされたパンフレットで見てもらった方がいいですよね。しかも、最後に印刷された紙を折るところと、ステープルで止めるのはフィニッシャーがやってくれますから、ファイルを選んで印刷指示を出すだけです。
複数の部署で共用:フィニッシャーオプション、セキュリティ機能
いくら同じ会社でも、別の部署のスタッフには見られたくない資料もあるでしょう。せっかく極秘で進めてきたプロジェクトでも、資料を複合機から印刷したところでバレてしまっては、目も当てられません。そんな時は、複合機のセキュリティ機能が役立ちます。印刷するときにパスワードを設定するとか、そもそもICカードを複合機にかざさないと印刷できないようにするとか。今は社員の勤怠管理や入退室管理にICカードを使っているオフィスも多いですから、既存のセキュリティシステムとうまく連携できることでしょう。また、オプションのフィニッシャーを使えば、印刷した書類を、部署やスタッフごとに仕分けることもできます。情報漏洩、というと、コンピューターウイルスによるハッキングとかを連想しがちですが、印刷された用紙を放置しておくことからの情報漏洩も結構ありますので、注意するに越したことはありませんね。
どうでしたか?決して安くはない複合機、せっかくならば機能を活用して賢く使いたいものですね。

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