買い替えのタイミングは?
2017.03.29

色相国税庁によると、複合機の「法定耐用年数」は5年だそうです。ただ、法定耐用年数、イコール、実際の耐用年数とは限りません。こう考えると、いつ複合機を買い換えるか、結構悩みますよね。今回は、複合機の買い換えタイミングについて、少し考えてみましょう。
最近のIT技術の進歩にはめざましいものがあります。ここ2、3年でほとんどの人がスマートフォンを所持するようになりましたし、クラウドサービスも今や当たり前のものになりました。また近年、個人情報の取り扱いにも厳しい目が向けられるようになりましたので、最新のセキュリティ技術も向上しています。複合機も、どんどんと新しい技術に対応していきます。これを逃す手はありません。
オフィスが移転したり、業務内容が変化したりした場合は、これまで使っていた複合機も見直しましょう。例えば、オフィスが移転したり、他の事業所と統合された場合を考えてみます。働くスタッフの数が増えれば、当然、印刷される書類の数は増えます。書類の数が増えたのに、複合機の台数や処理能力がそのままでは、遅かれ早かれ業務に支障をきたすでしょう。増えたスタッフの数に合わせて、複合機の台数を単純に増やせればいいですが、そうも行かない時は、より高性能な機種へと買い換えることも検討しましょう。レンタルやリース契約を検討してもいいかもしれません。また、業務の内容が変わって、カラー写真をふんだんに使った資料が必要になったり、また逆に、モノクロの資料の作成がメイン業務になる、そんな場合もあるでしょう。こんなときには、モノクロ機からカラー機へ、またその逆を考えるいい機会です。
オフィス立ち上げ当初は、良くわからないからという理由で、とにかく高機能な複合機を購入する場合もあるでしょう。しかし数年もすれば、複合機の機能のうち必要な機能と、そうでない機能も分かってきます。不要なオプションもあるかもしれません。ステープルや折などの処理が必要な書類は滅多に作らないのに、フィニッシャーのオプションを使っている、とか。取引先とのやり取りはメールがほとんどなのに、ファクス機能が搭載されているとか。オフィスの業務を分析して、何が重要な機能なのかを、一度洗い出してみましょう。その上で、販売会社やリース会社と相談して、オススメの機種を教えてもらいましょう。
どうでしょうか。「法定耐用年数」が経過したから、というだけでなく、業務の見直しやコストダウンなど、攻めの姿勢で買い換えや、場合によってはリースへの切り替えを検討すると良いかと思います。

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